مفاد این آیین نامه به منظور تحقق اهداف مندرج در اساسنامه مجمع پژوهشگاه‌های علوم انسانی ـ اسلامی، با اجرای صحیح وظایف و اختیارات تعیین شده برای مجمع، تدوین شده است.
ماده ۱ : تعاریف
- دبیرمجمع: بصورت گردشی از میان رؤسای پژوهشگاه‌های عضو مجمع به مدت دو سال، از سوی اعضاء انتخاب می شود.
- جلسات عادی: بصورت فصلی با اعلام قبلی تشکیل می‌شود.
- جلسات فوق العاده: در صورت ضرورت علاوه بر جلسات عادی قابل تشکیل است.
- رسمیت جلسات و مصوبات: جلسات عادی با حضور دو سوم اعضای مجمع رسمی است و کلیه مصوبات آن نیز با اکثریت نسبی اعضای حاضر دارای اعتبار میباشد. در جلسات فوق‌العاده حد نصاب برای تشکیل جلسه مطرح نمی‌باشد، اما مصوبات آن با توافق نصف به اضافه یک کل اعضای مجمع(حاضر یا غایب) قابل اجراست.
- تشکیل و اداره جلسات: تشکیل و اداره جلسات به عهده دبیر می باشد.
- غیبت: به معنی عدم حضور غیر موجه و بدون اطلاع قبلی اعضاء میباشد.
- معذور: عضوی است که با ذکر دلایل موجه به دبیر و حداقل ۷۲ ساعت قبل از تشکیل جلسه، عدم امکان حضور خود را در جلسه اعلام نماید. غیبت با اطلاع کمتر از ۷۲ ساعت، صرفا با احراز موجه بودن و تأیید دبیر، معذوریت محسوب می‌گردد.
ماده ۲: وظایف
- دبیر جلسه: وظیفه تهیه و ارسال دستور کار، مستند‌سازی مذاکرات جلسات، پیگیری اجرای تصمیمات و مصوبات، مدیریت وقت جلسات و ارزیابی نتایج عملکرد مجمع را بر عهده دارد.
- اعضاء مجمع: ضمن حضور فیزیکی منظم و یا مجازی به موقع درجلسات وظیفه ارائه نظرات و پیشنهادات و همچنین گزارش نتایج وظایف محوله و موضوعات ارجاع شده را بر عهده دارند.
ماده ۳ : نحوه تشکیل جلسات و تنظیم دستورکار
- تشکیل جلسات عادی بصورت فصلی در هفته اول اولین ماه هر فصل صورت می‌گیرد.
- جلسات فوق‌العاده در صورت ضرورت در هر زمانی با نظر دبیر مجمع و یا درخواست یک سوم اعضای مجمع قابل تشکیل خواهد بود.
- تهیه دستور کار توسط دبیر قبل از هر جلسه الزامی است که برای کلیه اعضاء ارسال می شود.
- در دستور کار، شماره جلسه، تاریخ برگزاری، ساعت آغاز و پایان جلسه، موضوعات دستور کار و ترجیحاً زمان‌بندی موضوعات قید می‌گردد.
- تعیین موضوعات برای دستور کار جلسات عادی براساس: اولویتهای موجود در برنامه‌ریزی راهبردی یا عملیاتی، مباحث اجرایی وارده، پیشنهاد اعضای مجمع و پیشنهاد وزارت علوم تحقیقات و فناوری میباشد.
- موضوعاتی که در دستور کار جلسه نبوده‌اند به پیشنهاد هر کدام از اعضاء و تصویب دو سوم حاضرین، جهت طرح در همان جلسه (ناشی از ضرورت و فوریت موضوع) میتوانند در دستور کار قرار گیرند.
- دستور کار جلسات فوق‌العاده بنا به نظر درخواست کنندگان این جلسه توسط دبیر تهیه خواهد گردید.
- کلیه اعضاء میتوانند نظرات مکتوب یا سایر مستندات خود را (صرفاً حول محورهای دستور کار) حداقل ۴۸ ساعت قبل از ارسال دستور کارجلسه جهت انضمام به دستورکار به دبیر تحویل نمایند.
- تحویل مستندات خارج دستور کار، جهت قرار گرفتن در اختیار اعضاء، قبل از شروع جلسه بلامانع بوده اما جهت رؤیت همکاران در حین جلسه، مستلزم موافقت دبیرمجمع است.
- کلیه مستندات حول محور دستور جلسه که تحت عناوین نتایج کارشناسی، نظرات و پیشنهادات، مکاتبات اداری، آمار و سایر موارد مرتبط که نیاز به تحلیل، تفکر و ارائه نظر دارد باید به عنوان ضمیمه دستور کار برای کلیه اعضاء ارسال شود.
- دستور کار جلسات عادی حداقل ۵ روز قبل از جلسه بصورت مکتوب یا الکترونیک و با امضاء دبیر بایستی به اطلاع اعضا برسد.
- اعلام دستور کار جلسات فوق العاده حداقل ۲۴ ساعت قبل و به صورت مکتوب یا شفاهی است.
ماده ۴: اداره جلسات و پیگیری مصوبات
- ثبت مذاکرات در جلسه به عهده دبیر جلسه خواهد بود.
- مدیریت وقت و اعلام موضوعات دستور کار و جمع‌بندی مباحث و نتیجه‌گیری بر عهده دبیر جلسه است.
- تصویب موضوعات پس از استماع نظرات موافق و مخالف و احراز کفایت مذاکرات، با رأی‌گیری مشخص می‌شود.
- در صورت پیشنهاد حداقل ۴/۱ (یک چهارم) اعضاء حاضر یا صلاحدید دبیر، رأی‌گیری بصورت مخفی خواهد بود.
- مذاکرات جلسه بصورت مبسوط در "صورتجلسه مجمع" و با امضاء دبیر در دبیرخانه پژوهشگاهی که دبیر از آن پژوهشگاه انتخاب شده است، ثبت می شود. دبیر جلسه حداکثر 7 روز بعد از جلسه نسبت به ارسال مصوبات جلسه برای کلیه اعضاء اقدام می‌نماید. محتوای صورت جلسه شامل: شماره جلسه، نوع جلسه(عادی یا فوق العاده)، تاریخ و مدت زمان جلسه، مکان برگزاری، موضوعات مطرح شده و باقیمانده، مستدات در جلسه، نامه‌ها، قوانین و سایر مستندات مکتوب، خلاصه مذاکرات یا تصمیمات، مصوبات، پیشنهادات ارائه شده، دستور جلسات آتی، موضوعات ارجاع شده به افراد یا زیرگروه‌ها، اسامی حاضرین، مهمانان، غائبین و معذورین، میزان تأخیر یا تعجیل در ورود و خروج اعضاء، میباشد.
- سقف زمان جلسات حداکثر ۳ ساعت میباشد و حداکثر ۲۰ دقیقه اول هر جلسه به مطالب قبل از دستور و بررسی نتایج مصوبات قبلی اختصاص می‌یابد.
- عدم حصول حد نصاب جهت رسمیت جلسات حداکثر با مهلت سی دقیقه قبل از موعد شروع جلسه سنجیده می‌شود.
- اعضاء بایستی مقید به رازداری مذاکرات جلسه بوده و صرفاً میتوانند تصمیم نهایی را اعلام نمایند و از بیان نظرات و مباحث اعضاء در خارج جلسات بایستی پرهیز نمایند.
- مسئولیت ارائه تصمیمات و مصوبات جلسه، به سازمانهای مربوط و رسانه‌ها، با دبیر یا نماینده تعیین شده از سوی دبیر خواهد بود.
- در صورتی‌که هر یک از اعضاء در جلسات عادی مرتکب غیبت شوند، مطابق با اساسنامه مجمع در مورد آنان رفتار خواهد شد. کلیه غیبت‌ها در صورت‌جلسات درج خواهد شد و در صورت لزوم تذکر شفاهی یا مکتوب از سوی دبیر داده خواهد شد
- در صورتی‌که هر یک از اعضاء مرتکب غیبت بیش از حد مجاز شوند در حکم استعفای ایشان محسوب می شود.
- چنان‌چه تا یک هفته پس از اعلام رسمی مستعفی بودن عضو در مجمع، وی کتباً به موضوع اعتراض نماید، در اولین جلسه مجمع مطرح و با نظر اعضاء حکم اولیه قابل نقض خواهدبود.
- در موارد خاص با تأیید دبیرمجمع ، امکان حضور نماینده، با اعلام قبلی در جلسات امکان‌پذیر میباشد.
- با توجه به ضرورت پیگیری اجرای مصوبات، دبیر جلسه بصورت دوره‌ای نسبت به ارائه گزارش در خصوص اجرای مصوبات و نتایج مربوط اقدام می‌نماید و در صورت نیاز، گزارش نتایج توسط مجری مربوط در دستور کار جلسات قرار خواهد گرفت.
- در پایان هر سال کاری و در انتهای دوره دبیرمجمع، شاخصها و ارقام قابل استخراج، توسط دبیر تهیه و مبنای بخشی از گزارش مجمع به اعضای مجمع قرار می‌گیرد. از جمله این شاخصها یا ارقام: تعداد جلسات عادی و فوق‌العاده، حداقل و حداکثر تعداد اعضاء حاضر، میانگین مدت جلسات، میانگین و مجموع زمان جلسات در هر سال و در پایان دوره، وضعیت اعضاء از نظر حضور فیزیکی، تعداد مصوبات، تعداد طرح‌های پیشنهادی اعضاء یا سایر افراد، تعداد موضوعات مطرح شده در دستور کار، میزان عدم انطباق دستور کار با زمان جلسات، میزان عدم رسمیت جلسات یا سایرشاخص‌های مرتبط خواهد بود.
این آیین‌نامه در ۴ ماده و36 بند در جلسه مورخ 16/7/۹9 مجمع به تصویب رسید و از این تاریخ قابل اجراست.